Juridisch & AVG
Bewaartermijnen
Intern beleid en transparante uitleg voor klanten.
Dit beleid geldt voor persoonsgegevens en bedrijfsinformatie in papieren en digitale dossiers. De termijn begint na afloop van de klantrelatie, het boekjaar of nadat de gegevens hun actuele waarde verliezen, afhankelijk van het type dossier. Verwijderen betekent veilig wissen of onomkeerbaar anonimiseren, inclusief reguliere systemen; back-ups worden via de normale overschrijfcyclus opgeschoond.
| Gegevenscategorie | Standaardtermijn | Grond / actie |
|---|---|---|
| Eigen financiële basisadministratie, grootboek, debiteuren/crediteuren, in- en verkoopadministratie | 7 jaar | Fiscale bewaarplicht |
| Facturen | 7 jaar; 10 jaar bij onroerende zaken | In originele digitale of papieren vorm bewaren |
| Administratie onder EU-eenloketregelingen, indien van toepassing | 10 jaar | Specifieke fiscale bewaarplicht |
| Klantdossiers en werkdocumenten zonder langere wettelijke plicht | Tot 2 jaar na einde opdracht | Daarna verwijderen, tenzij nodig voor claim of verantwoording |
| Offertes en prospectgegevens zonder opdracht | Maximaal 1 jaar na laatste contact | Daarna verwijderen of toestemming vernieuwen |
| Opdrachtbevestigingen en contracten | 7 jaar na einde overeenkomst | Bewijs, verantwoording en mogelijke rechtsvorderingen |
| Communicatie die onderdeel is van het fiscale dossier | Zelfde termijn als onderliggend dossier | Samen met dossier bewaren |
| Overige e-mail en supportcommunicatie | Maximaal 2 jaar na afhandeling | Periodiek opschonen |
| Identiteitskopieën | Alleen indien wettelijk noodzakelijk | Verwijderen zodra doel vervalt; nooit standaard verzamelen |
| Sollicitatiegegevens | 4 weken na einde procedure; max. 1 jaar met toestemming | Vastleggen en tijdig verwijderen |
| Personeels- en salarisadministratie | Volgens toepasselijke fiscale en arbeidsrechtelijke termijnen; doorgaans 7 jaar voor fiscale loonadministratie | Per documentsoort beoordelen |
| Websitecontactformulier | Maximaal 1 jaar na afhandeling | Eerder verwijderen als niet meer nodig |
| Beveiligings- en toegangslogs | 6 tot 12 maanden | Langer alleen bij incidentonderzoek |
| Back-ups | Cyclisch, maximaal 90 dagen | Niet gebruiken als archief |
Periodieke uitvoering
- Wijs één verantwoordelijke aan voor de bewaartermijnen.
- Voer ieder kwartaal een controle uit op verlopen dossiers, mailboxen, downloads en gedeelde mappen.
- Leg uitzonderingen, blokkades wegens een geschil en daadwerkelijke vernietiging vast in een verwijderlog.
- Controleer jaarlijks of wetgeving, diensten en softwareleveranciers zijn gewijzigd.
- Instrueer klanten dat zij zelf verantwoordelijk blijven voor de wettelijke bewaring van hun administratie, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.